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写好机关文书的10个方法

时间:2017-05-06 14:59来源:河南日报 作者: 点击:
过去10多年,我一直从事省委领导文稿服务工作,有一些体会。这里,与大家做一些交流,希望能对大家有所启发。 机关公文,自古以来就有。中国文官制度发达,在古代,上下级交流大多依靠写奏章、批折子。《文心雕龙》就讲,章表奏议,经国之枢机。魏国曹丕在《典论.论文》...

       过去10多年,我一直从事省委领导文稿服务工作,有一些体会。这里,与大家做一些交流,希望能对大家有所启发。

  机关公文,自古以来就有。中国文官制度发达,在古代,上下级交流大多依靠写奏章、批折子。《文心雕龙》就讲,“章表奏议,经国之枢机”。魏国曹丕在《典论.论文》中也说,“盖文章,经国之大业,不朽之盛事”。在我国古代历史上,留下了许多一代名臣撰写的公文,为封建王朝统治乃至中国历史进步作出重要贡献,而且成为传世文学名作。比如,早在秦朝就有李斯《谏逐客书》,可以说一篇文章既救了自己也救了秦国,其政治主张的实施对中国和世界产生了深远的影响。三国时代诸葛亮《出师表》,就是呈给后主刘禅的报告。唐朝魏征《谏太宗十思疏》,是给李世民的劝诫奏章,为后世做出表率。到了明代,海瑞一封《治安疏》,写给明世宗朱厚熜(cong),大胆揭发官场的弊端和统治阶级的罪恶,成就了一段千古传奇。

  在战争年代,有人讲,共产党改变中国与世界的武器主要有“两杆子”:一个是枪杆子,一个是笔杆子。共产党人不仅明白“枪杆子里面出政权”,而且明白“笔杆子里面也出政权”的道理。党的思想、大政方针都是通过一篇篇公文传播出去的。《毛泽东选集》《邓小平文选》《习近平谈治国理政》等经典著作,是一代又一代共产党人治国理政的智慧结晶。

  因此,千万不要认为写好公文是“雕虫小技”。相反,能够写出一手优秀公文的同志,是我们应该着力发现和培养的。现在很多地方和部门都在为缺“笔杆子”发愁,所以我们要对文稿工作有充分的认识,这是一片大有作为的舞台,是展现聪明才智、实现人生抱负的技能。

  人们常说“文无定法”,那么到底有没有规律可寻?有人认为,机关公文就是“八股文”,无论是领导讲话,还是文件、通知,套用一个模版,就能拼凑一篇出来,还像模像样。有的也讲,文无第一,武无第二,这样写也行,那样写好像也行。这些都说明,一篇真正的优秀机关公文到底应该是什么样?到底是如何写成的?我们很多人并没有清醒的认识,甚至是很多干了一辈子机关公文的人都没有搞明白。

  我认为,文无定法,并非是没有“法”。机关文稿起草是有规律、有方法的。写出一篇合格的机关文稿,应该具备以下10个条件:

  1

  守住“原则”

  原则,就是思想正确,这是底线。机关公文一个最鲜明的特点就是“政治性”。文稿工作者要有很高的理论思想水平,提倡什么、反对什么,都要有清醒的理论判断,绝不能与党的大政方针相互冲突。我们要明白,机关公文写的不是个人的文字,写的是工作、是政治。一个不懂政治的人,是不可能写出一篇合格的机关公文的。懂政治,体现到机关公文中,就是要做到每一个词语都要正确,特别是对一些流行、时髦词语更要有深刻的辨别力。

  2

  瞄准“问题”

  机关公文的主要作用,就是解决问题。有时,有的同志接到任务起草一篇讲话稿,却不知道该写些什么,最后东拼西凑出来也尽是些大话空话,放之四海皆准的套话,讲的人不知所谓,听的人云里雾里。现在都强调要转作风、转文风,最关键的就是要让机关公文“有用”,要么明确方法,要么给人启示,要么提供信息,不能言之无物。起草好一份讲话稿,首先要明确这个稿子究竟要解决什么问题?必须搞清楚,这项工作在推进中有什么认识需要深化?有什么底线需要划定?有什么经验可以推广?只有从工作中来、直奔问题去,吃透问题、解决问题,这篇稿子才写得实、才有用。

  3

  对标“顶层”

  党政机关公文就是传达贯彻党和国家方针政策,公布法规和规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。作为公文写作人员,只有深刻领会中央和上级党委指示精神,才能在公文里正确体现中央和上级党委指示精神,才能保证中央和上级党委指示精神在当地的贯彻和落实。所以,我们要把学习领会中央的最新精神和省委的部署要求作为一项“基本功”不仅要知其然,更要知其所以然,做到弄懂吃透、信手拈来、了然于胸,这样写出的文稿才能把准方向、抓住关键、有的放矢。

  4

  提炼“思想”

  简明扼要,是公文写作的基本要求。机关公文是用来反映公务活动情况,解决公务活动中的实际问题的,一切要服从行文目的和表现主旨的需要,当详则详,当略则略,做到言之有物、简而不空。要把握问题关键,提炼核心观点。“始于意格,成于句字”,公文反映的是作者对某个问题的认识和看法,如果对所要反映事物的了解失之片面、肤浅,写出的公文必然是言不称物、文不逮意。要理清思路、列出主要提纲,阐明观点、陈述事实不能一盘散沙,要娓娓道来,做到条理清晰、前后连贯、全文一体。要注重遣词用字,删除可有可无的字、词、句、段,做到“篇无累句,句无累字”,用最经济的文字,精确地表达尽可能多的实际内容。

  5

  会说“人话”

  写稿子,会说套话、空话,就是不会根据事情本身的需要说人话。有的人把写稿子看得很神秘,摆的架势很大,攒了一肚子的劲,写的过程不轻松,写出来的东西读起也不轻松。我一直都给单位搞文稿的同志强调,写稿子要说“人话”,要说大家听得懂的话。机关公文写出来是给人看、给人读的,不能只是作者自己懂了,就认为别人一定也能理解。机关公文讲求于平淡之中见神奇,要多用叙述、说明、议论,少用或者不用描写、夸张、渲染等手法,直截了当说事情。遣词造句要力求大众化,多用简单明了的大白话,少用生僻晦涩的专业术语,适当合理地使用约定俗成的简称,做到雅俗共赏,平实易懂。

  文稿要讲究表述方式,要以人为本,意思就是以听的人为本,以看的人为本,表达一层意思,方式有很多种,但最好的方式就是一听就懂、一看就明白。

  机关公文要注意分段、断句。我观察到很多同志写稿子,经常一段就是两三页,一句话能有半页纸,读起来费力,听起来费劲。大家可以留意下这几年中央和省委下发的文件,很少有过长的段落和句子,经常一段就只有一句话、两三行。分段、断句要从文字表达的实际出发,我觉得要注意4点:一是单一性,一个段落原则上只表达一个中心内容,不能把几个不同的内容拼凑、糅合在一起;二是完整性,即一个中心内容尽量在一个段落或者成部分的几个段落里说清楚,不能分散在几个段落或几个部分里讲;三是连贯性,就是前后段的内容要有承继关系,不能彼此脱节或用不相干的文字段落从中间打断。四是整体性,一篇稿子要全文一体,各个组成部分讲的要是一个层面的内容,共同组成支撑这篇稿子核心观点的论据,不能头重脚轻、七拱八翘。

  6

  能讲“故事”

  机关公文讲究规范,但并不等于呆板。机关公文不一定都是“板着面孔讲官话”,根据实际情况,可以灵活采取多种表现形式,帮助读的人更好理解把握。比如调研报告,不能全是“典型经验—存在问题—工作建议”这种老套路,要根据实际情况,用讲“故事”的方法把时间、地点、背景、人物、事件叙述出来,把调研的感受、看到的事情、得到的启示,鲜活地传递给读者。再比如新闻报道,这种类型相对其他公文来说更加灵活、更加贴近群众,更不能简单地引用新闻素材,堆砌事实,显得枯燥生硬,缺乏可读性;要明确新闻报道的立场和观点,搞清楚要传达什么、宣传什么、弘扬什么。只有在一个成熟的观点和统一的主题统领下组织素材,通过新闻故事的形式把具有启示性的精神内涵表达出来,才能真正让报道吸引人、打动人、感染人,真正起到对外宣传的功效。

  7

  巧用“经典”

  适当地引经据典,有时可以增强语言的表达效果。我注意到,善于引经据典已成为习近平总书记的一个鲜明的话语方式,显示出他对中华文化的重视及其造诣。比如,在2014年APEC会议期间的讲话,习近平总书记多处引经据典,借古喻今,比如“上善若水,水利万物而不争”“山明水净夜来霜,数树深红出浅黄”等等,将这些凝聚着中华民族先贤智慧的古文诗句,运用得恰到好处,寓意深远。因此,平时注意收集一些好的古文诗句,在合适的场合用在贴切的内容表达上,往往能使公文的内容表达显得更加生动活泼,有时甚至会起到点睛之笔的效果。

  但是也要注意,引经据典不能生搬硬套,不能过多过滥。一般而言,引经据典仅限于一些事务性公文中,如领导讲话、调研报告等文种;但在通用性公文中一般不容许引经据典,特别是有些庄重严肃的公文,如请示、命令、通告、批复等是绝对不能使用的。

  8

  挑战“极限”

  好的文章是改出来的。公文写作是个水磨工夫。“业精于勤荒于嬉”,对于公文写作来说,所谓天赋、所谓文字工夫的基础,都不是最主要的;关键是要吃得亏,舍得练,多学多看多写。有时一篇稿子写下来,从立意到标题,从内容到提法,从框架到语言,都是经过反反复复斟酌、一遍一遍修改后才定下来的。

  文章不怕反复磨,要想写好一篇公文,必须坚持标准、反复打磨,不轻易脱手,思想上要舍得辛苦。相传,曾国藩率领湘军与太平天国作战,屡吃败仗。他的“师爷”起草报告朝廷的公文中,有“屡战屡败”的提法,曾看后吓出一身冷汗,因为这样呈报,只能反映他无能、失职,那就不仅是受处分的问题,还有可能杀头。但曾不愧是行文高手,他沉吟了一下,轻轻把笔一挥,将这两个词的位置调换了一下,成为“屡败屡战”,意思就完全不同了。果然朝廷看后,不仅没有责怪处分,反而大加奖赏。这是公文修改“化腐朽为神奇”的经典案例,应给人以深刻启示。所以说,起草公文要注意修改,自己反复看,请别人帮助看,放一阵后再看,不断发现毛病,一遍又一遍修改,直到自己满意为止。

  9

  勤于“积累”

  有道是“读书破万卷,下笔如有神”,公文写作讲究的是“厚积而薄发”。这里的积累,一方面是积累资料信息,另一方面是积累思想观点。

  积累资料信息对于文稿人员来说,不仅是掌握知识的重要方法,更是搞好本职工作的基本要求。需要积累的知识有很多,我认为大致可以分为5类:一是中央大政方针和重要言论;二是中央和上级的重大部署、重要文件;三是国内外的重大事件、经验典型;四是权威人士、专家学者的观点看法;五是本级基本情况和工作运行情况。同时,积累资料也不只是对初学者的要求,一些所谓的“大笔杆子”、个中老手也应如此,因为事务是不断发展变化的,知识积累也应该与时俱进。

  阅读是积累资料的重要手段。关于阅读,余秋雨先生有一篇文章说得好:世界那么大,知识那么庞杂,外部世界的精彩、人类历史的厚重、终极道义的神圣、生命涵义的丰富,光凭一个人有限的人生经历是无法获得的。只有书籍,才能把辽阔的空间和漫长的时间浇灌给你,能把一切高贵生命早已飘散的信号传递给你,能把无数的智慧和美好对比着愚昧和丑陋一起呈现给你。区区五尺之躯,短短几十年光阴,居然能驰骋古今。经天纬地,这种奇迹的产生,至少有一半要归功于阅读。

  积累思想观点,就是要多思考。写稿子说是“写”,但关键还是思考,把问题想清楚了、想透彻了,“写”就只是从脑袋到纸上的一个简单搬运过程。一名合格的文稿工作者,在工作和生活中就要做一个有心人。同样是读书看报,有的人作为一种消遣,看了就忘,但文稿工作这绝不能这样,要处处留心、勤于思考,解析新闻报道背后的政治考量、政策风向,形成自己的看法和观点。通过日积月累,不断提高自己认识问题、解决问题的能力和水平,写稿子才能做到透过现象直击本质。

  10

  集中“智慧”

  机关公文特别是综合部门的公文涉及面广,很多时候单凭个人才能是远远不够的,必须依靠集体智慧。三个臭皮匠赛过诸葛亮。个人有限的时间精力,决定了知识储备、眼界视野总是有局限性的,有些方面接触得多、了解深入,有的方面很少触及、知之甚少。但作为文稿工作者,我们接受任务相对还是比较被动的,没有选择也不能逃避,如果只靠单打独斗、勉力为之,写出的稿子必定只能浮于表面、谈不深入。因此,文稿工作还是要更多依靠集体智慧,集思广益、群策群力。特别是重要文稿的写作过程中,无论是提纲的草拟,布局的调整,还是文字的斟酌,大家都坐在一起进行平等的交流、热烈的讨论,每一次讨论都会使文稿质量有一个大的提升。同时,也只有这样集体“作战”的工作方式,才能始终保持文稿的高质量、高水准。


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(责任编辑:苗恒)

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